Dokumentenmanagement

Sie versenden Ihre Excel-, Word- oder andere Dateien und Dokumente über E-Mail? Dann kennen Sie die Problematik, dass nach kurzer Zeit mehrere Versionen vorhanden sind, da jeder Teilnehmer mit einem unterschiedlichen Informationsstand arbeitet. Sei es, weil er die letzte Version nicht erhalten oder sie übersehen hat. Mit collabras stellen Sie sicher, dass jeder mit der aktuellen Version arbeitet.

Sie möchten Ihren Gremien einen nutzvollen Dienst erweisen und sicherstellen, dass die notwendigen Vorbereitungen für eine Projektsitzung gelesen werden? Mit unserem Dokumentenjournal können Sie jederzeit prüfen, ob ein Dokument gelesen wurde oder nicht. Zusätzlich können Sie sicherstellen, ob jeder Teilnehmer mit der aktuellen Version eines Dokuments arbeitet oder ob Sie Ihn nochmals auf die neue Version hinweisen müssen.

Mit collabras besitzen Sie die Möglichkeit Ihre Teilnehmer proaktiv auf Änderungen hinzuweisen, beispielsweise über Dokumente die neu veröffentlicht oder aktualisiert wurden. Um die Sicherheit von vertraulichen Informationen zu gewährleisten, erhält der Benutzer nur einen Link zum entsprechenden Dokument, welcher ohne die notwendigen Zugangsdaten nicht eingesehen werden kann. Somit können Sie auch vertrauliche Informationen austauschen ohne komplexe E-Mail-Verschlüsselung oder andere zeitintensive Massnahmen.

Sie verfügen über eine grosse oder komplexe Strukturablage? Sie haben Mitarbeiter oder Teilnehmer, welche nicht täglich mit Ihrer Datenstruktur arbeiten?

Dann haben wir die Lösung für Sie. Alle PDF-Dokumente sowie Office-Dokumente (Word, Excel, PowerPoint, etc.) werden inkl. ihrem Textinhalt indexiert. Das heisst, Ihre Teilnehmer erhalten ebenfalls die Dokumente für Suchwörter aufgelistet, in welchen sich das Suchwort im Dokumentinhalt befindet.

Sie verfügen über Mitarbeiter im Aussendienst, haben Mitarbeiter, welche auf Reisen oder nicht permanent online sind? Oder bieten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit von zu Hause zu Arbeiten? Mit unserem "Datasync"-Modul bieten wir Ihnen die Lösung, um komfortabel zu arbeiten.